1.- Concepto

El informe en general es una comunicación destinada a presentar de manera clara y pormenorizada, el resumen de hechos o actividades pasadas o presentes; y algún caso de hechos previsibles, partiendo de datos ya comprobados. Es un resumen o crítica de un tema o lectura determinada, que haya sido asignada o seleccionada libremente. Esta puede ser de un suceso, acontecimiento o problema que haya llamado la atención del estudiante o puede ser el resultado de un trabajo de investigación y usted lo va a exponer oralmente.

2.- Objetivos

Aunque el objetivo principal de un informe es el de asegurar un mejor conocimiento entorno de determinado problema, no debe constituir una oportunidad para que el emisor haga una exhibición de su saber, es decir, que en lugar de tratar de cubrir el mayor campo posible en un tiempo dado, es preferible ayudar a los oyentes a comprender y recordar los hechos e ideas que les presente. Ha de tenerse en cuenta que los receptores absorben mejor la información cuando esta tiene un interés para ellos.

De ahí que el propósito secundario de un informe debe ser el de presentar la información de modo que resulte interesante para el auditorio. De todos modos debe tratarse principalmente de que las conclusiones del informe aparezcan claramente especificadas, de que se puedan entender las instrucciones impartidas a través de la comunicación si ese fuera el caso, o de que se logre asimilar el contenido de la exposición.

Un informe cumple su cometido cuando gracias a él sus destinatarios se ven enriquecidos con una noticia o una verdad que antes del informe no conocían. No hay información, en rigor, más que cuando se produce, en mayor o menor medida, este tipo de enriquecimiento, o sea, un aumento positivo de saber, conseguido precisamente gracias a la información recibida.

3.- Requisitos del informe oral

Un informe para que sea eficaz ha de reunir los requisitos siguientes:

Claridad: Para que una exposición sea clara, las ideas deben ser claras. La claridad del lenguaje se obtiene a través de la adecuada construcción de las frases, y también por el uso certero de las palabras. La propiedad es el uso de los términos es el empleo de aquellos que expresen justamente la idea. Debe evitarse las aproximaciones y ha de tenerse cautela con los sinónimos aparentes. Esta cualidad del informe, que es en buena parte el resultado de una organización eficaz, se logra mediante la observación de las siguientes reglas:

• Limitar la información a cuatro o cinco ideas esenciales.

• Establecer la relación existente entre diversos puntos presentados, mediante una adecuada coordinación de los mismos.

• Desarrollar la charla siguiendo un esquema elaborado previamente con el mayor cuidado.

• Hacer una adecuada selección y empleo de los materiales de apoyo.

Concreción: el nivel de concreción del lenguaje ha de ajustarse al lector del escrito, procurando seleccionar los términos más relacionado con su experiencia, formación o estilo; la concreción del lenguaje se mejora cuando, además de la adecuada construcción de las frases y la selección de los términos, se complementa con cifras, ejemplos o datos precisos. Los hechos deben contener nombres, referencias de lugares y experiencias que refuercen los hechos.

En la presentación de los hechos ha de tenerse en cuenta:

• No multiplicar los detalles y presentar estadísticas en números redondos, evitando las cantidades complicadas que puedan producir confusión.

• Apoyar los hechos, siempre que sea posible, con graficas, planos, mapas o cualquier otro tipo de ayuda visual.

• Asociación de ideas: para que los receptores asimilen mejor los hechos que se le presentan, debe establecerse una conexión entre lo nuevo que se plantea y lo ya conocido, es decir, lo que resulta familiar para los oyentes.

4.- Características Básicas

Básicamente un informe oral debe reunir las características siguientes:

Objetividad: El emisor o informante dice lo que sabe y lo que ha visto, pero no se pronuncia ni emite ningún juicio de valor, de modo que los receptores no saben cuál es la opinión que le merecen al que habla los hechos sobre los que informe. La exposición se hace más bien en tono aséptico, sin que haya por parte del informante ningún intento de definición personal.

Una información correcta será ciertamente aquella en la que el que la produce intenta situarse en un terreno neutral, limitándose a transmitir, sin calificarlos, los hechos de que tiene noticia, y dejando para el auditorio el trabajo de valorar cada uno según su perspectiva personal y su también personal jerarquía de valores. Exponer, presentar lo leído u observado sin omitir juicio evaluativo.

Cuentan solo los hechos y no las opiniones: a menos que el que informa distinga bien y explícitamente cuando afirma y cuando opina por su cuenta respecto de lo que afirma, en el informe cuentan sobre todo los hechos y no deben contar las opiniones.

El informe presenta los hechos como en fotografía y en toda su integridad, suministrando datos, pormenores y toda suerte de elementos que permitan al auditorio hacer la valoración que no corresponde al emisor. Deben presentarse los hechos y datos con detalle- para quién escucha pueda tener los criterios suficientes para valorar. Si se va a emitir alguna opinión personal debe indicarse.

Presentar, no convencer: El que informa no pretende influir mínimamente en el ánimo de los que le escuchan, sino simplemente hacerles llegar unos datos que él ha descubierto o recogido. Otra cosa es que esos datos tengan es si mismos una elocuencia y un significado que haga innecesaria toda ponderación y que por eso mismo produzcan un efecto, del signo que sea, en la voluntad de quienes los reciben sin haber sido influenciados por el informante y sin que este los haya intentado en los absoluto.

Lo que distingue claramente el informe del discurso de tesis, es que el que lo emite no tiene ánimo de convencer, sino estrictamente el de informar. El objetivo es presentar los datos lo más fielmente posible para que el que escucha pueda llegar a conclusiones. Usted no va convencer a nadie, sólo a presentar.

Esquema del informe: el esquema es como la guía del informe, que nos permite evitar repeticiones y confusiones en la exposición del tema y nos ayuda a producirnos con nuestras propias palabras.

Consta generalmente de tres partes:

Introducción: que abarca el tema y comprende el fin de la discusión, suscita el interés y constituye la base necesaria para entrar en el examen analítico de los hechos. Este tiene como propósito estimular el interés del oyente, puede incluir un sumario de los temas que se van a tratar. Además se definen o aclaran los términos nuevos o desconocidos que se van a utilizar.

Cuerpo de la discusión: que es la ordenada exposición de los hechos, apoyada en ejemplos seleccionados para ilustrar la información. Es la médula del informe. Se llega a ésta una vez se ha logrado despertar el interés del oyente. Es la exposición en sí.

Conclusión: que es el breve resumen bien meditado y elaborado, mediante el cual se confirma el tema, se reúne y coordina el material presentado y se muestra que el objetivo ha sido, o puede ser alcanzado. Comprende un resumen de las ideas básicas presentadas y tiene como propósito grabar en la mente del oyente las ideas presentadas. El proceso de concluir una reunión incluye tres fases:

• Preparar al grupo para la conclusión.

• Resumir las resoluciones y las los puntos de vistas mas resaltantes de la exposición.

• Manifestar el agradecimiento por el trabajo realizado.